Pengertian Sistem Pembelian
Sistem pembelian atau biasa disebut dengan sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang selalu digunakan oleh perusahaan dalam pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Transaksi pembelian dibedakan menjadi dua jenis yaitu pembelian lokal dan impor. Dimaksud dengan pembelian lokal adalah pembelian yang dilakukan dari pemasok dalam negeri. Sedangkan pembelian impor adalah pembelian yang dilakukan melalui pemasok luar negeri. Sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi:
- Sistem pembelian dengan pengadaan langsung.
- Sistem akuntansi pembelian dengan penujukkan langsung.
- Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Fungsi
Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian. Berikut fungsi-fungsi sistem pembelian:
- Fungsi gudang, yaitu mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
- Fungsi pembelian, meminta penawaran harga dari pemasok, menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, dan membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
- Fungsi penerimaan, memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
- Fungsi akuntansi, wajib mencatat kewajiban yang muncul dari transaksi pembelian.
Prosedur Sistem Pembelian
Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya:
- Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
- Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.
- Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
- Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.
- Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian.
- Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Transaksi pembelian merupakan kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang bernilai sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya.
Hal-Hal yang Mempengaruhi Transaksi Pembelian
1. Beban angkut pembelian
Semakin tinggi beban angkut atau biaya kirim atas barang pembelian, maka semakin meningkat juga nilai pembelian barang tersebut. Untuk pencatatannya, beban angkut dibedakan menjadi 2 persyaratan penyerahan barang yang disepakati kedua belah pihak, yaitu FOP Shipping Point dan FOB Destination Point. Di mana, FOP Shipping Point atau free on board shipping point merupakan biaya angkut pengiriman barang dari gudang penjual ke gudang pembeli, yang biayanya akan ditanggung oleh pihak pembeli. Sedangkan, FOB Destination Point atau free on board destination point adalah biaya angkut pengiriman dari gudang penjual ke tempat pembeli, yang biayanya dibebankan kepada pihak penjual
2. Potongan tunai pembelian
Biaya ini biasanya akan diberikan penjual untuk pembeli yang melakukan pembayaran secara tunai, atau perusahaan membayar utang dagang sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati di awal. Di mana, potongan tunai pembelian ini dapat mengurangi jumlah pembelian. Misalnya, ketika Anda melakukan pembelian tepung terigu kepada perusahaan Putih Sentosa dengan harga Rp100.000.000. Dalam transaksi ini, PT Putih Sentosa memberikan Anda waktu pembayaran maksimal 2 bulan sejak barang diterima. Di awal transaksi, Anda dan perusahaan supplier ini telah sepakat bahwa ketika Anda melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo, Anda akan mendapatkan potongan Rp10.000.000. Namun, ketika Anda telat melakukan pembayaran, Anda akan dikenakan denda sebesar 1% per minggu. Sehingga, ketika Anda melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo, kewajiban utang yang Anda bayarkan adalah Rp90.000.000.
3. Retur pembelian dan pengurangan harga
Transaksi ini terjadi ketika barang yang dipesan tidak sesuai atau rusak. Ini sering terjadi ketika Anda melakukan pembelian barang kepada supplier, terutama ketika membeli dalam jumlah yang cukup besar. Jika menemukan kondisi ini, Anda dapat mengembalikan barang tersebut kepada penjual dan melakukan retur pembelian. Transaksi tersebut akan dicatat dalam akun retur pembelian dan secara otomatis akan mengurangi harga pembelian tersebut.
Cara Input Data Pembelian Barang
1. Pilih menu back office kemudian klik pembelian barang, lalu pilih tombol TAMBAH (berwarna biru) berada dipojok kiri bawah.
3. Ketik nama barang yang akan diinput atau tekan tombol ENTER pada keyboard. Maka akan keluar data barang selanjutnya pilih dan tekan enter lagi.
Demikian penjelasan cara input data pembelian barang pada aplikasi hotel. Begitu pula dengan caranya yang amat sederhana dan memudahkan pengguna aplikasi hotel. Apabila anda ingin mencoba menggunakan aplikasi hotel, silahkan kunjungi link berikut ini http://www.software-id.com/aplikasi-kasir.html.
Related post:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar